Die größte Zeitverschwendung und Stressquelle am Arbeitsplatz ist das Verfolgen unserer To-Do-Listen.
Wie oft haben Sie sich dabei ertappt, dass Sie 14 verschiedenen Aufgaben hinterherjagen, die immer wieder durch 25 Kaninchenlöcher huschen? Höchstwahrscheinlich jeden Tag. (Es ähnelt stark dem „Whack-a-Mole“-Spiel, das wir als Kinder gespielt haben. Die Erwachsenenversion macht keinen Spaß.)
Wenn es um Produktivität und das Erstellen von To-Do-Listen geht, besteht der größte Fehler, den selbst kluge Leute machen, darin, sich zu sehr auf ihre Ziele zu konzentrieren und sich nicht die Freiheit zu geben, einen Schritt zurückzutreten, um ihren Fokus neu zu kalibrieren.
Und diejenigen, die das versuchen, werden oft abgelenkt und lassen ihre Gedanken abschweifen: Warum ist das so kompliziert? Habe ich den richtigen Berater engagiert? Moment, soll ich meine Kinder Karateunterricht nehmen lassen? Was mache ich mit den beiden neuen großen Aufgaben, die ich gerade von meinem Chef bekommen habe? Vermisse ich sonst noch etwas auf meiner To-Do-Liste? Oh, mein Drucker hat keine Tinte mehr! Wie gehen wir mit den Krankenhausrechnungen meiner Mutter um?
Seien wir ehrlich: Es ist schon öfter passiert, als Sie zugeben möchten.
Wie können Sie also Ihren Fokus aufrechterhalten? Oder wissen Sie, was das „Richtige“ im Vergleich zu etwas ist, das Ihre Zeit nicht wert ist? Es ist eine knifflige Angelegenheit, aber es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um produktiver zu werden.
Ich nenne es die „GTD“-Methode (Getting Things Done), und sie hat mehr als zwei Millionen Menschen dabei geholfen, die Kraft zu entdecken, die darin besteht, ihren Kopf freizubekommen, ihren Fokus zu schärfen und mit Leichtigkeit und Eleganz mehr zu erreichen.
So funktioniert das:
- Erfassen
Schnappen Sie sich ein Blatt Papier und einen Lieblingsstift und nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um alle Dinge aufzuschreiben, die Ihre Aufmerksamkeit erregen.
Damit sind alle „Könnten“, „Sollten“, „Müssen“, „Könnte-wollen“ und „Sollten“ gemeint, die Ihnen im Kopf herumschwirren – die Sie aber noch nicht dokumentiert haben. Vielleicht sind es E-Mails, Papierstapel, Akten, Notizen von Besprechungen, Notizzettel und Erinnerungen, die herumliegen und darauf warten, bearbeitet zu werden, sobald Sie „dazu kommen“.
Sie müssen sich jetzt nicht mit ihnen befassen; Sammeln Sie sie einfach und legen Sie sie an einem vertrauenswürdigen Ort ab. Es gibt viele Möglichkeiten, diese Elemente zu erfassen (z. B. physische, beschriftete Papierfächer, eine Smartphone-App zum Notieren, E-Mails an sich selbst, Spracherinnerungen).
Für welche Tools Sie sich auch entscheiden, machen Sie sie zu einem Teil Ihres täglichen Arbeitslebens und Lebensstils.
- Klären
Jetzt ist es an der Zeit, jeden Artikel zu verarbeiten. Nehmen Sie den ersten Punkt und fragen Sie sich: Ist er umsetzbar?
Wenn die Antwort „Ja“ lautet, was ist die nächste Aktion? Sie werden es entweder jetzt tun (wenn es in zwei Minuten oder weniger erledigt werden kann), es an jemand anderen delegieren oder es selbst verschieben (und sich notieren, es später zu erledigen).
Wenn die Antwort „Nein“ lautet, werden Sie es entweder wegwerfen, als Referenz speichern oder es inkubieren (und in Ihre „Irgendwann/vielleicht“-Liste aufnehmen).
Bei diesem Schritt dreht sich alles um Engagement. Es kann ermüdend sein und viel kognitive Anstrengung erfordern, weshalb wir es oft vermeiden und stattdessen im Beschäftigungsmodus bleiben. Aber wenn Sie die Dinge, die Sie erfasst haben, nicht klären, gibt es keine Hoffnung auf stressfreie Produktivität – und Ihre Artikel bleiben einfach liegen.
